Privilégier l’écoresponsabilité des événements en présentiel comme en virtuel

Raphaëlle Ritchot
Collaboration spéciale
Pour limiter leurs impacts écologiques, les entreprises peuvent se tourner vers les événements hybrides, c’est-à-dire qui se déroulent à la fois en présentiel et de façon numérique.
Photo: Getty Images Pour limiter leurs impacts écologiques, les entreprises peuvent se tourner vers les événements hybrides, c’est-à-dire qui se déroulent à la fois en présentiel et de façon numérique.

Ce texte fait partie du cahier spécial Tourisme d'affaires

Il n’est pas faux de croire qu’un événement tenu de façon virtuelle a une empreinte carbone moindre qu’un événement tenu en présentiel. Avec la pandémie de COVID-19, les entreprises de partout dans le monde n’ont pas eu d’autre choix que de se tourner vers ceux-ci. Toutefois, organiser un événement virtuel ne signifie pas que ce dernier est écoresponsable à 100 %. Tour d’horizon sur les pratiques vertes de l’industrie événementielle.

« Je pense que les gens ne voient pas nécessairement, dans le virtuel, les façons d’être écoresponsable, dit d’entrée de jeu la vice-présidente, directrice générale, associée d’OPC événements, Maritchou Plamondon. Ce n’est pas un réflexe chez les clients actuellement. Comme agence événementielle, nous avons une responsabilité de les conscientiser. »

La propriétaire de Suite22 Événements, Nadine Ménard, abonde dans ce sens : « Il y a beaucoup d’accompagnement à faire pour le moment. Souvent, les gens ne savent tout simplement pas comment s’y prendre, mais jamais ils ne sont réfractaires. »

En format présentiel, on pense rapidement aux quantités importantes de CO2 engendré par les déplacements des participants ou des conférenciers, les surplus alimentaires ou encore l’impression de documents pour une conférence ou un congrès.

Selon une recherche de l’agence événementielle durable MeetGreen’s,un événement en présentiel d’une journée produit 170 kg d’émissions de CO2, plus de 5 tonnes de déchets et utilise 36 000 feuilles de papier.

Impact environnemental des événements virtuels

 

Selon un rapport publié dans l’International Journal of Environmental Studies, 19 % des émissions totales d’un événement virtuel ont été produites par des réunions de planification préconférence.

Le calcul de l’impact environnemental d’un événement virtuel est plus complexe que pour un événement présentiel. Il faut tenir compte d’éléments moins tangibles, comme la durée d’utilisation de l’ordinateur, l’utilisation électrique, les bandes passantes et le stockage de données.

« Tout ce qui concerne mon équipe, je peux le contrôler pendant la production. J’ai aboli tout ce qui est papier, et nous privilégions les outils de travail numériques. On n’y pense pas souvent, mais les courriels, c’est aussi polluant. Tout ce qui est stockage de données nécessite des serveurs et, donc, cela a besoin d’énergie pour fonctionner. Je demande régulièrement de faire le ménage des courriels, on ne les garde pas tous en banque, il faut les supprimer. Je recommande aussi, par exemple, d’éviter les courriels lourds. On ne veut pas un courriel en copie conforme à 80 personnes avec 12 pièces jointes, car plus il est lourd, plus il prend de stockage », explique Mme Ménard, dont l’agence est une des premières à faire partie des fournisseurs reconnus par le Conseil québécois des événements écoresponsables.

Pour limiter leurs impacts écologiques, les entreprises peuvent également penser à tenir des réunions virtuelles moins fréquentes et à vraiment les rentabiliser.

Toujours selon l’International Journal of Environmental Studies, 64 % des émissions liées aux événements virtuels sont issues du transfert de données. « En tant qu’organisateur, vous pourriez envisager de compresser vos fichiers vidéo et audio, ce qui pourrait vous permettre d’utiliser moins de bande passante lors du transfert de données », peut-on lire sur le site de l’agence OPC.

« Ce sont plein de petits écogestes qu’on peut faire et qui font, au bout du compte, une petite différence. Souvent, les gens ont peur qu’un événement écoresponsable coûte cher. Moi, je veux les inciter à faire ces écogestes, qui ne coûtent presque rien »,ajoute Mme Ménard, qui a triplé le nombre de ses mandats depuis le début de la pandémie.

Les événements hybrides resteront

 

S’il y a une autre chose sur laquelle les deux expertes s’entendent, c’est sur le fait que les événements hybrides continueront à exister, et ce, même lorsque la pandémie sera derrière nous.

En plus d’apporter des avantages sur le plan écologique, les événements hybrides donnent de la notoriété à un congrès ou à un webinaire, parce qu’ils peuvent avoir accès à des spécialistes du monde entier, tout en permettant d’économiser sur le coût environnemental d’un déplacement aérien.

« J’aimerais que les gens, quand ils choisissent l’agence événementielle avec laquelle ils vont travailler, s’informent sur les valeurs de l’entreprise, sur ce qu’on fait concrètement pour l’environnement », conclut Nadine Ménard.

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